ウェビナーの外注はどこまで出す？集客・当日・録画の後に分ける作業20個の分担表

告知ページづくりから当日の司会、終わった後のお礼のメールまで、ウェビナーを少ない人数で回している会社は少なくありません。ある調査では、ウェビナーを1〜2人体制で実施している企業が76.5%でした。月の予算は「全くかけていない」が32.2%、「10万円以下」が32.9%で、合わせると6割を超えます。

手が足りないから、外に頼みたい。けれど「ウェビナー 外注」で調べると、企画から集客・当日の運営までをまとめて引き受ける話が多く、「うちは一部だけ手伝ってほしいのだけれど」と迷う方もいらっしゃるはずです。この記事では、ウェビナーの外注を作業ごとに分けて、社内に残すもの・任せるものを決める方法をまとめます。

出典: 「2025年最新版 ウェビナーに関するアンケート調査結果」株式会社ネクプロ・OTSUANGI株式会社、2025年5月7日発表（調査 2025年2月、ウェビナーを実施または検討中の企業の担当者146名） https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000024.000067303.html

1ウェビナーの「外注」は、3つの別の仕事に分かれる

ひと口に「ウェビナーの外注」といっても、中身は大きく3つの仕事に分かれます。人を集める仕事、当日の配信を止めない仕事、そして録画を見られる形にして届ける仕事です。必要な力も、うまくいったかどうかの測り方も、それぞれ違います。

世の中で「ウェビナー運営代行」「集客代行」と呼ばれるサービスは、このうちの1つ、または複数をまとめて引き受けるものです。録画をセミナー動画として編集する仕事は、3つ目の「録画の後」にあたります。

これに加えて、ウェビナーの後に申込者へ連絡して商談につなげる仕事があります。こちらは外に出すより、社内に残しておきたい仕事です（3章でくわしく書きます）。

成果の測り方が違うから、分けて決める

集客を頼むなら「申込みが何件増えたか」、当日の運営なら「音や映像が止まらなかったか」、録画の後なら「約束の日に、使える形で届いたか」で確かめます。3つを1つの契約にまとめると、何をもって「頼んでよかった」とするのかがぼやけがちです。まとめて頼む場合でも、仕事ごとに成果の測り方を決めておくと、あとで振り返りやすくなります。

担当者の悩みも、仕事ごとに分かれています。2か月に1回以上ウェビナーを開催しているBtoB企業の担当者に聞いた2023年の調査（複数回答）では、運営の課題は次のとおりでした。

• テーマ・内容: 47%
• 告知・集客: 36%／参加率: 36%
• リード獲得: 31%／効果測定: 30%
• コスト: 21%／人員不足: 15%

悩んでいる所が違えば、手を借りたい所も違います。「外注するかどうか」より先に、「どの仕事で手を借りたいか」を決めるのが近道です。

出典: 「BtoB企業のウェビナーに関する実態調査」株式会社IDEATECH（リサピー）、2023年4月21日発表（2か月に1回以上開催するBtoB企業の担当者100名） https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000094.000045863.html

2開催の前・当日・後に、どんな作業があるか

次に、1回のウェビナーにどんな作業があるかを、時間の順に並べてみます。ここでは20個に分けました。会社によって呼び方や細かさは違いますが、大まかな流れは同じです。

作業の中身は、4章の分担表で1つずつ並べています。

定期的に開催していると、分担表の20個の作業が毎月くり返されます。1年以上定期開催している担当者への調査では、開催の頻度は「月1回程度」が35.7%、「月2〜3回程度」が29.8%でした。月に何回も開くなら、1つひとつは小さな作業でも、合わせるとかなりの時間になります。

出典: 「ウェビナー運営に関する調査」株式会社PRIZMA、2025年3月4日発表（1年以上ウェビナーを定期開催している担当者507人） https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000053.000149156.html

録画の後は、手つかずになりやすい

3つの段階のうち、後回しになりやすいのが開催の後です。ある調査では、アーカイブ動画を配信したことがある主催企業は47.2%でした。一方で、視聴者の側では、アーカイブを見たことがある人が93.4%、アーカイブがあることが申込みの決め手になったことがある人が69.2%でした。

主催する側と見る側、聞いた相手が違う数字なので単純には比べられませんが、見たい人に比べて、届ける側の手が回りきっていない様子がうかがえます。録画をそのままにすると、来られなかった方に届ける機会を逃してしまいます。

出典: 「ウェビナーに関するアンケート」株式会社シャノン・株式会社Innovation X Solutions、2025年12月24日発表（2025年10月調査） https://www.shanon.co.jp/corporation/news/2025/12/24.html

3社内に残したほうがよい作業と、その理由

20個のうち、外に出せる作業はたくさんあります。ただ、次の3つは社内に残すことをおすすめします。どれも、自社のお客さまをいちばんよく知っている人にしかできない所だからです。

テーマを決める

テーマ・内容は、先ほどの調査で課題の1位（47%）でした。いちばん外に頼みたくなる所かもしれません。ただ、だれのどんな悩みに答える回にするかは、営業やサポートの現場の声を聞ける社内のほうが決めやすいはずです。迷うときは、外の人には「候補を出してもらう」ところまでを頼み、最後に選ぶのは社内、という分け方もあります。

話す人の言葉

登壇する人の話し方や言葉の選び方は、そのまま会社の印象になります。台本を外に書いてもらうことはできますが、何を言い、何を言わないかの線は社内で引いておきましょう。社名・製品名・専門用語の書き方を一覧にしておくと、告知文や字幕を任せるときにも、そのまま使えます。

申込者への商談の連絡

ウェビナーの後に申込者へ連絡し、商談につなげる所は、お客さまとの関係そのものです。連絡の文面づくりを手伝ってもらうことはあっても、だれに・いつ・どんな理由で連絡するかは社内で持っておくと、関係が途切れません。

4ウェビナー外注の分担表（作業20個に印を付ける）

ここまでの20個を表にしました。それぞれの作業に「任せる」「社内」「やらない」のどれかで印を付けてみてください。印刷して社内で回しても使えます。社内に残しやすい作業には「おすすめ: 社内」と添えています。

開催の前（8個）

当日（5個）

開催の後（7個）

印を付け終えたら、「任せる」が付いた作業がどの段階に集まっているかを見てください。それが、依頼先を探すときの「頼む範囲」になります。「やらない」は、今の人数では手放すと決めた作業です。決めておくと、残りの作業の質を保ちやすくなります。

5全部まとめて頼まなくてよい：一部だけ頼む3つの形

印が1つの段階に集まったなら、その段階だけを頼む形があります。全部をまとめて頼む必要はありません。

集客だけ頼む

告知ページや広告、メールでの案内を任せ、当日と開催の後は社内で行う形です。

• 向いている会社: 「申込みが集まらない」がいちばんの悩みの会社
• 成果の確かめ方: 申込数と参加率が増えたか
• 気をつけること: 告知の文面に、自社の言葉づかいと言わないことを先に伝える

当日の運営だけ頼む

配信の操作やトラブルの対応を任せ、社内の人は登壇と質疑に集中する形です。

• 向いている会社: 社外の登壇者を招く回や参加者の多い回など、配信が止まると困る回がある会社
• 成果の確かめ方: 止まらずに配信できたか
• 気をつけること: リハーサルに登壇者も参加する。配信が止まったときの対応と責任の分け方、使う機材（どちらが用意するか）を先に決めておく

録画の後だけ頼む

開催の前と当日は社内のまま、録画を渡して、カット・字幕・アーカイブ・短い動画・要約文などを任せる形です。

• 向いている会社: 開催まではなんとか回せているけれど、録画がそのままになっている会社
• 成果の確かめ方: 約束の日に、使える形で届いたか
• 気をつけること: 音や映像の質は当日の録画で決まるので、録画の設定は事前に確かめる

どの形でも、頼む範囲が小さいほど、成果の測り方もはっきりします。まず1つの段階で頼んでみて、うまくいったら広げていくと、社内の負担も費用も見通しを立てやすくなります。

6ウェビナーを外注する前に決めておくこと

頼む範囲が決まったら、依頼先に連絡する前に、次の4つを決めておきましょう。見積もりのやりとりが短くなり、頼んだ後のずれも減ります。

• 成果の測り方（何をもって「頼んでよかった」とするか）
• 録画データの扱い（渡し方・保管・削除）
• 社内の確認役と、確認にかける日数
• 納期（開催から何日で、何を受け取りたいか）

いちばん大事なのは、成果の測り方です。1章で書いたとおり、集客・当日の運営・録画の後では、確かめる所が違います。頼む仕事ごとに「これができたら頼んでよかった」と言えることを1行で書いておくと、依頼先にも伝わりやすくなります。

録画データの扱い

会社の録画には、社外に出せない資料や、質問した方のお名前が映っていることがあります。渡し方（見るだけの権限・期限つきのリンク）、依頼先での保管の期間、削除の連絡をもらうかどうかを、先に決めておきましょう。出してはいけないものの洗い出し方とデータの流れは、動画編集を依頼する前に決める5つのことの4章・5章で、図にしてまとめています。

費用は何で決まるか

金額は、頼む仕事ごとに決まり方が違います。集客なら告知の回数と広告費（多くは別にかかります）、当日の運営なら配信の時間・参加者の数・必要な人数、録画の後なら録画の長さ・作るものの数・納期で変わります。見積もりを頼むときは、この3つを分担表と一緒に伝えると、金額の根拠を比べやすくなります。

まとめ: 外注に出す前のチェックリスト

ウェビナーの外注は、1つの大きな仕事ではなく、集客・当日の運営・録画の後という別々の仕事の集まりです。テーマ・話す人の言葉・商談の連絡は社内に残し、手が足りない段階から小さく頼むと、負担を減らしながら自社らしさも保てます。頼む前に、次の項目を確かめてみてください。

1. 分担表の20個すべてに、印を付けた
2. 「任せる」が集まった段階（集客・当日・録画の後）が分かった
3. テーマ・話す人の言葉・商談の連絡を、社内のだれが持つかを決めた
4. 頼む仕事ごとに、成果の測り方を1行で書いた
5. 録画の渡し方・保管の期間・削除の連絡を決めた
6. 社内の確認役と、確認にかける日数を決めた
7. 開催から何日で、何を受け取りたいかを決めた
8. 見積もりの依頼に、分担表を添える準備ができた

よくある質問

この記事を書いた人: 映作堂 代表 飯田

2020年に動画編集を始め、これまでにYouTube動画を150本以上編集してきました（手元の記録で確認できる分）。現在は、会社のウェビナー録画とYouTube動画の編集をお引き受けしています。運営者情報